Задача Б.
Созданный план содержит задачи, на которые назначены исполнители из всех отделов, управлений и департаментов организации. Изначально назначены не реальные сотрудники, а обобщающие «РОЛИ» («роль» или «универсальный ресурс» - сочетает в себе набор умений и навыков, необходимых для выполнения задач и определяющих дальнейший подбор нужного сотрудника).
Специальная стандартная административная часть «предварительного» плана предписывает начальникам отделов заменить «роли» на конкретных сотрудников их отделов.
Таким образом, каждый начальник отдела (собственно «ОБЛАДАТЕЛЬ» ресурса) подтверждает назначение сотрудника на заданные работы проекта, оценивает трудозатраты и макропараметры проекта (общие сроки, загрузку и т.д.), в случае необходимости согласовывает с Руководителем Проекта изменения и окончательно подтверждает план.
Инструментарий MS Project позволяет начальнику отдела видеть общую загрузку своего сотрудника и планировать его участие в новом проекте.
Таким образом, на этапе планирования получается документ, определяющий состав всех работ по проекту; сотрудников, выполняющих эти работы, а также все классические проектные характеристики плана. Заметим, что чем больший опыт организация имеет в управлении мультипроектами, тем точнее шаблоны, искуснее техника планирования, и, как следствие – малая погрешность результирующего плана.
4. Выполнение проектных работ
После того как проект оптимизирован и утвержден, Руководитель дает ему старт:
- 1) каждый сотрудник, для которого в проекте назначены задачи, получает в удобной форме выжимку только своих задач проекта. Выжимка (Web-страничка с простым интерфейсом) содержит запланированные сроки выполнения задачи, плановое время на ее выполнение, инструкции к выполнению и т.д.;
- 2) выполняя проектные задачи, сотрудник проставляет в календаре Web-странички время, которое он фактически потратил на выполнение каждой задачи. Значение ставится в той дате календаря, когда он работал над задачей. Или, что еще удобнее – прямо в календаре MS Outlook. Все данные автоматически передаются Руководителю Проектов на утверждение;
- 3) Руководитель Проектов утверждает или отклоняет результаты выполнения работ сотрудниками.
Весь процесс, как уже отмечалось, максимально упрощен и автоматизирован, что дает важную легкость в использовании.
Для ведения переписки и документов для каждого из проектов создается Web-сайт. Сайт имеет специальный (настраиваемый) дизайн, оптимизированный именно для проектного управления.
Важно отметить, что фальсификация данных со стороны сотрудников (о времени, которое затрачено на выполнение задачи, и дате, когда задача выполнялась) легко обнаруживается Руководителем Проекта. Не будем углубляться в подробности, как организуется эффективная рабочая дисциплина, заметим лишь, что Руководитель Проекта видит больше, чем сотрудник, и легко раскрывает малейшие нестыковки и фальсификации.
Версия для печати
предыдущая
