Этот этап работ завершается демонстрацией прототипа — главных возможностей системы и спроектированных технологических цепочек управления проектами. Проект Заказчика формализован и введен в систему. Под термином «формализован» подразумевается, что главные этапы планирования выполнены - сроки, бюджет, ресурсы и команда проекта утверждены руководством.
По результатам демонстрации уточняются дальнейшие этапы пилотной эксплуатации и внедрения системы.
Важно отметить, что с этого момента Заказчик вплотную приступает к организационному обеспечению внедрения. Новые регламенты работы сотрудников начинают влиять на устоявшуюся корпоративную культуру, вызывают множество эмоциональных реакций и оценок и, соответственно, требуют пристального внимания со стороны руководства. Около 5% рабочего времени высшего руководства организации потребуется для контроля нововведений, чтобы процесс управления проектами устоялся и к нему «привыкли» сотрудники. Через два - три месяца система начинает работать устойчиво.
Демонстрация прототипа
Прототип системы показывает промежуточный результат и позволяет оценить правильность изначально поставленных задач проектирования. Здесь важно увидеть следующие моменты:
- настроенную, работающую систему;
- проработанный, готовый к выполнению, проект (для варианта «Система ради проекта»)
- полнофункциональную работу цепочки «Сотрудник-Нач.Отдела-РуководительПроекта-Куратор»;
- правильно построенную Организационную иерархию;
- правильно структурированный Корпоративный Пул Ресурсов;
- верно формализованную иерархию навыков;
- правильно настроенные вспомогательные поля, описывающие специфику бизнеса организации;
- созданные основные корпоративные шаблоны проектов;
- построенные основные отчеты;
- четкую дисциплину управления проектной документацией;
- управление вопросами, рисками, документами и событиями проекта.
На этом этапе дорабатываются ошибки и неточности. По его завершении заказчик видит:
- 1) четкий, работающий прообраз будущей КСУП (корпоративной системы управления проектами);
- 2) главные характеристики (сроки, бюджет, ресурсы, сотрудники, риски, допущения ограничении, и др) спланированного СВОЕГО проекта (для варианта «Система ради проекта»).
Обучение
Обучение в большей степени касается Руководительов Проекта. В меньшей – высшего руководства компании и линейных руководителей (начальники отделов и подразделений, сотрудники которые привлекаются в проект).
В идеале Руководитель Проекта обязан обладать, помимо глубоких знаний философии и техник управления проектами, опытом в общих дисциплинах управления бизнесом: управлении персоналом, финансами, организации командной работы, искусстве лидерства и публичных выступлений. Эти навыки ценнее, нежели глубокие специальные знания о продукте компании, тонкостях производства и технологиях предметной области. Специальные знания, конечно, желательны, однако специфика работы Руководителя — отслеживать проект и постоянно разрешать трудные ситуации и вопросы, «разруливать» конфликты и выбирать между плохим и очень плохим. Руководитель не должен непосредственно участвовать в проектных работах, особенно в больших и ответственных проектах. Изначально на должность Руководителя Проекта организацией должны назначаться люди с «управленческими» знаниями.
