Если у Вас уже есть план проекта, то осталась самая малость...
...не хватает мотивированного менеджера, заинтересованного в оперативном сопровождении проектной информации. А все остальное решается при помощи сервера проектов:
1, 2 будут вводить исполнители через интернет эксплорер. Ввод данных за каждый день (хоть в конце недели задним числом, хоть ежедневно)
3, 4 на базе ШараПойнт реализован пул документов по каждому проекту и один пул на весь портфель проектов. Доступ к пректному пулу документов только участникам этого конкретного проекта. Доступно обсуждение документов в виде форума по каждому документу и даже по каждому абзацу документа. Администрирование происходит аутоматичецки :) по простому правилу - если сотрудник указать исполнителем какой-либо задачи в проекте то он будет иметь возможность просматривать пул.
5(не упомянутый Вами). сбор требований к продукту посредством "Вопросов". Можно связать группу работ в проекте с одним вопросом. (Например, пришло требование "Мужики в Вашем ПО не хватает печати на принтере", создается одна или несколько ветвей тасков проекта и создается связка с данным вопросом, правда, никакого функционала эта связка не несет, только справочно). Если этого достаточно, то от pvcs можно отказаться.
...такое впечатление что говорим на разных языках. Вы сервер проектов, реально видели?
