Добрый день! Хочу поздравить всех с наступившим Новым годом! Желаю, чтобы все Ваши проекты были реализованы точно в срок, и Вы достигли своих целей. Я в новый год вступила с большим количеством вопросов. Надеюсь, Вы сможете дать мне практические рекомендации по реализации проектов.
Я работала программистом по внедрению программных комплексов на крупных госпредприятиях Москвы и области. За 4,5 года работы в ИТ-сфере успешно внедрила 7 программных комплексов, в том числе и SAP R3 (была как руководителем рабочей группы, так и исполнителем).
Сейчас сменила место работы, предложили работу специалиста по развитию в госсекторе, основная обязанность - ведение проектов.
Сразу же навалилось около 10 проектов, которые уже ведутся на предприятии, могу лишь отследить те процессы, которые происходят сейчас. Для полной ясности картины хотелось бы понимать, что происходило ДО, но те специалисты, которые задействованы на каждом из процессов, ссылаются на то, что не помнят точных сроков выполнения и тех работ, которые привели их к текущему состоянию дел.
Всё усложняется тем, что у непосредственных исполнителей и начальников отделов отсутствуют какие-либо приказы о ведении проектов, приказы о разработке, внедрении и тестировании программ, поэтому никак не регламентировано кто и в какие сроки отвечает за выполнение работ.
Отсюда возникает ряд вопросов:
1. Если я являюсь руководителем проекта, какие документы я должна разработать для тех проектов, которые будут вестись на предприятии в будущем? Должна ли я оформить приказом те проекты, которые уже ведутся (в среднем полгода) на предприятии, ход которых никто не контролировал?
2. Директора интересует только контроль за сроками исполнения тех задач, которые включены в проект (Диаграмма Ганта и календарно-ресурсный план). Мне кажется, что этого мало для ведения проектов. Если должна быть еще какая-либо отчетность, то какая?
3. Должны ли быть утверждена форма отчетности по ведению проекта на уровне предприятия? Или я могу самостоятельно разработать формы отчетов по ведению проектов?
4. Вот к такому жизнь меня точно не готовила. Как только исполнитель понимает, что я буду контролировать ход выполнения той или иной задачи, сразу включается 2 режима: «я занят, поэтому сейчас ничего не подскажу, а когда освобожусь я не знаю» и «я буду разговаривать с Вами только в присутствии директора». К такому жизнь меня не готовила. Если раньше в ходе внедрения специалисты могли сваливать ряд работ друг на друга, то в госсекторе отказываются вообще как-либо комментировать то, чем они заняты в данный период времени. Поскольку раньше я была не просто менеджером, который должен распределить работы внутри рабочей группы, но и непосредственно внедренцем, то сейчас мне очень тяжело разговаривать с руководителями отделов хотя бы потому, что они НАЧАЛЬНИКИ отделов, а я моя должность – СПЕЦИАЛИСТ по оптимизации бизнес-процессов. Как правильно себя вести в данном случае?
5. Из-за того, что на предприятии творится хаос, я тоже стала несобранной. Если раньше я писала доклады и смело выступала перед аудиторией, даже самостоятельно (без адвокатской помощи) выиграла 2 суда с бывшим работодателем, то сейчас из-за свалившихся проблем у меня появилось косноязычие. Моя уверенность сменилась страхом от того, что я не справлюсь и вообще что я делаю что-то не так. Хоть работаю 2 недели, но все равно не могу никак адаптироваться. Поэтому хотелось бы получить дельный совет: как быть новичку в сфере управления проектами, которые уже ведутся на предприятии, и по которым нет абсолютно никакой документации?
Буду очень признательна за помощь!
RE: Ни в коем случае не профнепригодна!
Олег, я за 2 недели изучила следующий материал:
Джеймс Харрингтон 'Оптимизация бизнес процессов',
освоила работу в MS Project, смотрела видеоуроки.
Про профнепригодность даже думать не хочу. Вы когда написали об этом, то у меня душа чуть в пятки не ушла. Всегда всего достигала своими силами, за 2 года работы стала ведущим специалистом отдела сопровождения и внедрения на крупном предприятии, успела поработать 1 год на должности зам. начальника ИТ-отдела.
Развиваться хочу и могу, голова на плечах есть, мозги работают. Просто сейчас не могу собраться с мыслями, рассеяна, потому что пока что я единственный специалист на весь отдел (новый отдел в структуре), нет понимания какую документацию мне нужно вести, да и проекты уже ведутся, а специалисты, которые в них задействованы, не могут определиться что и в какие сроки они делали!
Да, не спорю, что мне все полномочия РП не дадут, тем более сейчас, главной моей задачей будет контроль за процессами и их оптимизация. Просто раньше мне было проще управлять ситуацией за счет того, что я непосредственно участвовала во внедрении, а сейчас мне надо будет контролировать всё, не будучи непосредственным участником рабочего процесса (только контроль за сроками и исполнением). Грубо говоря, директор взял меня на эту должность, потому что он не может отследить всё самостоятельно, что происходит и серьезные управленческие решения будет принимать он. Возможно, еще мне придется принимать решение о качестве тех работ, которые будут выполняться в рамках проекта, потому что лично мне кажется, что многие работы 'кустарные', некачественно выполнены.
Ну, а приказом будет оговорено, что я руководитель проекта, поэтому не хочу потом попадать, набивать шишки. Хочется выполнять работу качественно, но пока неопределенность и несобранность очень мешает, и 10 проектов, которые уже вовсю реализуются...
Хотелось бы в первый месяц работы быть в теме, чтобы увидеть результат своей работы и дать оценку самой себе. Пока что это твердая тройка!
RE: Свои рекомендации буду адресовать первой строкой абзацев.
.>>>Олег, я не стал бы так категорично утверждать. Вы это уже сделали. И Milana Gallagher увидела написанное Вами, но прочла с точностью до наоборот. То есть, «завелась с полоборота». А это непрофессионально. И на этом её будут подлавливать и топить. Специально пишу без утешительных расшаркиваний. Молодость даёт ей шанс избавиться от непрофессионального реагирования.
Да, сейчас у меня есть шанс, чтобы начать работу с нуля и добиться успехов на этой должности. Почему бы не спросить, переспросить, уточнить? Критику приветствую, рада, когда меня поправляют и поучают те, кто опытнее меня, а это мой небольшой шанс перенять опыт.
.>>>Значит, директор взял Вас на должность (по сути) «руководителя проектного офиса». Так что, прежде всего, разберитесь, кому и зачем нужен проектный офис. И стройте работу офиса соответственно выявленным потребностям.
Владимир, если бы я четко понимала в чем разница между 'руководителем проекта', 'управляющим проектом', 'руководителем проектного офиса' и своей должностью, я бы не пришла на этот форум. Я работаю в связке между отделами ИТ, фирмами-разработчиками и отделами внедрения ПО.
По сути,
1. Я должна оптимизировать существующие процессы, потому что только я знаю технологию работы, помогать другим отделам оптимизировать документооборот. Да, я уже прошла это всё на предприятии, похожим на то, в котором я работаю сейчас, но на должности программиста по внедрению ПО.
2. Фирме-разработчику проблематично общаться со многими подразделениями предприятия, поэтому весь диалог будет происходить со мной, а я уже проверять кто и как делает работу на местах. Конечно же, проверять, чтобы хватило выделенных ресурсов на выполнение работ.
3. Я буду составлять план проекта в MS Project. Это для наглядности, на случай, если руководитель спросит что и как происходит, кто отвечает за определенную задачу и какие сроки выполнения.
.>>>Штат проектного офиса начинается с одного человека – руководителя ПО. Для Вашего случая, впоследствии, думаю, максимальный штат составит 2 человека: Вы и Ваш помощник.
Это было в планах, я и еще один человек в департаменте. Пока что я одна, а руководство считает, что департамент из двух человек состоять не может. Поэтому пока думаю ограничиться приказом и утвержденным календарным планом проекта.
