УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ. MS PROJECT. ПРОФЕССИОНАЛ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ: ФОРУМ

123

Milana Gallagher

1 января 2016 г., 14:42

Добрый день! Хочу поздравить всех с наступившим Новым годом! Желаю, чтобы все Ваши проекты были реализованы точно в срок, и Вы достигли своих целей. Я в новый год вступила с большим количеством вопросов. Надеюсь, Вы сможете дать мне практические рекомендации по реализации проектов.

Я работала программистом по внедрению программных комплексов на крупных госпредприятиях Москвы и области. За 4,5 года работы в ИТ-сфере успешно внедрила 7 программных комплексов, в том числе и SAP R3 (была как руководителем рабочей группы, так и исполнителем).
Сейчас сменила место работы, предложили работу специалиста по развитию в госсекторе, основная обязанность - ведение проектов.

Сразу же навалилось около 10 проектов, которые уже ведутся на предприятии, могу лишь отследить те процессы, которые происходят сейчас. Для полной ясности картины хотелось бы понимать, что происходило ДО, но те специалисты, которые задействованы на каждом из процессов, ссылаются на то, что не помнят точных сроков выполнения и тех работ, которые привели их к текущему состоянию дел.
Всё усложняется тем, что у непосредственных исполнителей и начальников отделов отсутствуют какие-либо приказы о ведении проектов, приказы о разработке, внедрении и тестировании программ, поэтому никак не регламентировано кто и в какие сроки отвечает за выполнение работ.
Отсюда возникает ряд вопросов:
1. Если я являюсь руководителем проекта, какие документы я должна разработать для тех проектов, которые будут вестись на предприятии в будущем? Должна ли я оформить приказом те проекты, которые уже ведутся (в среднем полгода) на предприятии, ход которых никто не контролировал?
2. Директора интересует только контроль за сроками исполнения тех задач, которые включены в проект (Диаграмма Ганта и календарно-ресурсный план). Мне кажется, что этого мало для ведения проектов. Если должна быть еще какая-либо отчетность, то какая?
3. Должны ли быть утверждена форма отчетности по ведению проекта на уровне предприятия? Или я могу самостоятельно разработать формы отчетов по ведению проектов?
4. Вот к такому жизнь меня точно не готовила. Как только исполнитель понимает, что я буду контролировать ход выполнения той или иной задачи, сразу включается 2 режима: «я занят, поэтому сейчас ничего не подскажу, а когда освобожусь я не знаю» и «я буду разговаривать с Вами только в присутствии директора». К такому жизнь меня не готовила. Если раньше в ходе внедрения специалисты могли сваливать ряд работ друг на друга, то в госсекторе отказываются вообще как-либо комментировать то, чем они заняты в данный период времени. Поскольку раньше я была не просто менеджером, который должен распределить работы внутри рабочей группы, но и непосредственно внедренцем, то сейчас мне очень тяжело разговаривать с руководителями отделов хотя бы потому, что они НАЧАЛЬНИКИ отделов, а я моя должность – СПЕЦИАЛИСТ по оптимизации бизнес-процессов. Как правильно себя вести в данном случае?
5. Из-за того, что на предприятии творится хаос, я тоже стала несобранной. Если раньше я писала доклады и смело выступала перед аудиторией, даже самостоятельно (без адвокатской помощи) выиграла 2 суда с бывшим работодателем, то сейчас из-за свалившихся проблем у меня появилось косноязычие. Моя уверенность сменилась страхом от того, что я не справлюсь и вообще что я делаю что-то не так. Хоть работаю 2 недели, но все равно не могу никак адаптироваться. Поэтому хотелось бы получить дельный совет: как быть новичку в сфере управления проектами, которые уже ведутся на предприятии, и по которым нет абсолютно никакой документации?

Буду очень признательна за помощь!

Олег Городецкий

1 января 2016 г., 14:56

C чего начать

Во первых с понимания что Вы не являетесь руководителем проекта, таких полномочий Вам не дадут. (не из-за проф. непригодности, а из-за специфики работы в госсекторе).
Опасайтесь, что назвав Вас "руководителем проектов" они постараются сделать из Вас "козла отпущения". Т.е. ответсвенность введут, а полномочий и ресурсов не дадут.

Во-вторых, т.к. "Директора интересует только контроль за сроками исполнения тех задач, которые включены в проект", а именно он ваш единственный Заказчик. То надо и реализовывать начиная с "контроля испоолнительской дисциплины"
1. Составить реестр проектов, каждому проекту - ответственных за результат, сроки, критерии успешности (что хотим в итоге получить, все закрепить приказом Директора.
2. Наладить процесс контроля за приказами Директора и отвественных за проект (организационно). Поручения руководства обычно передаются по длинной цепочке, где их первоначальный смысл искажается и потом никто не может найти ответственного за то, что ничего не сделано или все пошло в противоположном направлении.
3. Вводить систему KPI для оценки эффективности руководителей, по исполнению поручений, чтоб было легко понятно кто тормозит процессы.
3. Когда первые пункты заработают, можно потихоньку внедрять управление проектам по выбранной методологии, которая должна быть утверждена Директором и введена его приказом в действие.

Milana Gallagher

1 января 2016 г., 15:46

RE: C чего начать

Получается, я профнепригодна для такой должности? Или просто еще "зеленая", потому что не занималась именно ведением проектов и у меня есть шанс адаптироваться к этой работе и со временем стать профессионалом?

Да-да, приказом будет закреплено, что я являюсь руководителем проектов. Ресурсов времени и человеческих ресурсов у меня нет, надо хотя бы еще одного человека в помощь, который будет вести документацию. Как я понимаю, основные управленческие решения будут приниматься все равно директором, я для него только помощник, который сможет сказать на каком этапе проект, кто ответственный, в срок ли выполняются задачи и какие трудности возникают.

Внесла данные в MS Project 2013, не могу сказать, что есть временные задержки, всё идет по плану.

Сколько времени мне может понадобиться на то, чтобы войти в курс дела по 10 проектам (внедрение ПО)?

Просмотреть все сообщения пользователя, его профиль и отправить личное сообщение

Вадим Чухлебов, РПО "АБИ ПРОДАКТ"

1 января 2016 г., 21:11

Спокойствие, только спокойствие ))

0. Пока идут каникулы - найдите и прочтите пару книг по управлению проектами в ИТ и посмотрите какой-нибудь видеокурс отечественных преподавателей на эту тему. В идеале - сходить поучиться вживую.
1. Любым способом официально закрепите за собой управленческие полномочия и ресурсы, разграничив их с вашим директором
2. Директор должен представить Вас коллективу именно как Руководителя проектов и озвучить эти полномочия (документ, в котором они будут закреплены, всегда имейте при себе)
3. Переговорите со всеми ключевыми участниками проектов в контексте "чем я могу вам помочь в обмен на то, что вы будете мне подчиняться", определите границы разумного компромисса на 1 год работы, потом если доживете сможете плавно закручивать гайки
4. Дальше Вам правильно Олег посоветовал создать для себя систему мониторинга проектов, которая будет показывать Вам и директору что сделано к определенному сроку, что не сделано и как можно устранить отклонения. Эту систему надо "продать" директору и при его поддержке продавить ее вниз через регулярную еженедельную отчетность и KPI.

Если п.1 и 2 реализовать невозможно - бегите, иначе Вас сольют списав на Вас все неудачи.

Если хотите поговорить об этом подробнее и детальнее - найдите меня в LinkedIn

Олег Городецкий

2 января 2016 г., 18:44

Ни в коем случае не профнепригодна!

Так даже нельзя ставить вопрос. Если готовы учиться и работать, то должного уровня компетенции всегда достигните.

Просто, когда читаете книги по УП, не относите к себе все что написано про РП. Ва не дадут таких компетенций.

Вадим Чухлебов, ну что за детский сад : " 'чем я могу вам помочь в обмен на то, что вы будете мне подчиняться'". В любой крупной конторе вас сожрут и не подавятся.
Если человек мне подчиняется, то я его могу уволить, как минимум отстранить от проекта. Все остально это не подчинение, а дружеские/товарищеские договоренности с огромной вероятностью "кидалова". На такое идти нельзя. Не дали полномочий, не считайте что я руководитель проекта. Максимум вы советник по вопросам УП. Остальное самообман и обман руководства.

Milana Gallagher

2 января 2016 г., 19:11

RE: Ни в коем случае не профнепригодна!

Олег, я за 2 недели изучила следующий материал:
Джеймс Харрингтон "Оптимизация бизнес процессов",
освоила работу в MS Project, смотрела видеоуроки.

Про профнепригодность даже думать не хочу. Вы когда написали об этом, то у меня душа чуть в пятки не ушла. Всегда всего достигала своими силами, за 2 года работы стала ведущим специалистом отдела сопровождения и внедрения на крупном предприятии, успела поработать 1 год на должности зам. начальника ИТ-отдела.

Развиваться хочу и могу, голова на плечах есть, мозги работают. Просто сейчас не могу собраться с мыслями, рассеяна, потому что пока что я единственный специалист на весь отдел (новый отдел в структуре), нет понимания какую документацию мне нужно вести, да и проекты уже ведутся, а специалисты, которые в них задействованы, не могут определиться что и в какие сроки они делали!

Да, не спорю, что мне все полномочия РП не дадут, тем более сейчас, главной моей задачей будет контроль за процессами и их оптимизация. Просто раньше мне было проще управлять ситуацией за счет того, что я непосредственно участвовала во внедрении, а сейчас мне надо будет контролировать всё, не будучи непосредственным участником рабочего процесса (только контроль за сроками и исполнением). Грубо говоря, директор взял меня на эту должность, потому что он не может отследить всё самостоятельно, что происходит и серьезные управленческие решения будет принимать он. Возможно, еще мне придется принимать решение о качестве тех работ, которые будут выполняться в рамках проекта, потому что лично мне кажется, что многие работы "кустарные", некачественно выполнены.

Ну, а приказом будет оговорено, что я руководитель проекта, поэтому не хочу потом попадать, набивать шишки. Хочется выполнять работу качественно, но пока неопределенность и несобранность очень мешает, и 10 проектов, которые уже вовсю реализуются...

Хотелось бы в первый месяц работы быть в теме, чтобы увидеть результат своей работы и дать оценку самой себе. Пока что это твердая тройка!

Ярослав, NVision, Project manager

3 января 2016 г., 01:34

начать работу новичку в сфере управления проектами

Милана, в первый месяц увидеть результат своей работы и, тем более, дать оценку самой себе это все равно, что через месяц беременности давать оценку способностям ребенка.
Вам уже дали ряд советов. я дам их под другим углом.
1. Прежде всего проект не ведут, им управляют. Но быстро к вам это не придет. Наберитесь терпения.
2. Касаемо методологии, то рекомендую начать с PRINCE-2: простая и ориентированная на продукт.
3. ОБУЧЕНИЕ:
а) Прочтите Вадима Богданова
[]
б) Посмотрите:
[]watch?v=BUZ7vTOeYUw&list=PLcM0JGC9VSZjsXdJi3PA2zifmJkSx6TAP
[]watch?v=6Jx5jRpe9Bc
[]watch?v=bbAWnuIOGpM
4. Судя по всему уровень проектной зрелости в вашей компании низкий. Поэтому не полагайтесь на ресурсы компании. создавайте свои правила. Конечно с вашим малым опытом в УП это будет трудно.
5. Задокументируйте с директором следующее:
а) каковы ожидания от вашей работы, каковы критерии оценки, что вы работаете хорошо\плохо;
б) какие обязанности на вас возлагают. Запросите права, соответствующие этим обязанностям. Иначе не принимайте обязанности либо понимайте что раскуете.
6. Не спрашивайте какие документы должны быть. Нет универсальной правды. Все зависит от ожиданий вашего руководства и ваших подходов к управлению и сложившейся практики управления.

Milana Gallagher

4 января 2016 г., 19:10

RE: Свои рекомендации буду адресовать первой строкой абзацев.

.>>>Олег, я не стал бы так категорично утверждать. Вы это уже сделали. И Milana Gallagher увидела написанное Вами, но прочла с точностью до наоборот. То есть, «завелась с полоборота». А это непрофессионально. И на этом её будут подлавливать и топить. Специально пишу без утешительных расшаркиваний. Молодость даёт ей шанс избавиться от непрофессионального реагирования.

Да, сейчас у меня есть шанс, чтобы начать работу с нуля и добиться успехов на этой должности. Почему бы не спросить, переспросить, уточнить? Критику приветствую, рада, когда меня поправляют и поучают те, кто опытнее меня, а это мой небольшой шанс перенять опыт.

.>>>Значит, директор взял Вас на должность (по сути) «руководителя проектного офиса». Так что, прежде всего, разберитесь, кому и зачем нужен проектный офис. И стройте работу офиса соответственно выявленным потребностям.

Владимир, если бы я четко понимала в чем разница между "руководителем проекта", "управляющим проектом", "руководителем проектного офиса" и своей должностью, я бы не пришла на этот форум. Я работаю в связке между отделами ИТ, фирмами-разработчиками и отделами внедрения ПО.
По сути,
1. Я должна оптимизировать существующие процессы, потому что только я знаю технологию работы, помогать другим отделам оптимизировать документооборот. Да, я уже прошла это всё на предприятии, похожим на то, в котором я работаю сейчас, но на должности программиста по внедрению ПО.
2. Фирме-разработчику проблематично общаться со многими подразделениями предприятия, поэтому весь диалог будет происходить со мной, а я уже проверять кто и как делает работу на местах. Конечно же, проверять, чтобы хватило выделенных ресурсов на выполнение работ.
3. Я буду составлять план проекта в MS Project. Это для наглядности, на случай, если руководитель спросит что и как происходит, кто отвечает за определенную задачу и какие сроки выполнения.

.>>>Штат проектного офиса начинается с одного человека – руководителя ПО. Для Вашего случая, впоследствии, думаю, максимальный штат составит 2 человека: Вы и Ваш помощник.

Это было в планах, я и еще один человек в департаменте. Пока что я одна, а руководство считает, что департамент из двух человек состоять не может. Поэтому пока думаю ограничиться приказом и утвержденным календарным планом проекта.

Milana Gallagher

31 января 2016 г., 18:21

Приплыли...

Спустя месяц работы все шишки посыпались на меня.
Во-первых, не определены мои функциональные обязанности.
Во-вторых, появился четкий регламент проектного управления, в котором фигурируют следующие понятия:
1. Руководитель портфеля проектов
2. Куратор проекта
3. Заказчик проекта
4. Руководитель проекта
5. Администратор проекта
6. Рабочая группа проекта
7. Комиссия по приемке результатов проекта
8. Проектный офис

Я одна во всей организации по проектной деятельности, и теперь не понимаю свою роль в этой работе. Вот мой первый проект. Его спустили сверху, это методичка, в ней расписано что и как я должна буду делать (этапы работы).

В чем разница между руководителем, куратором, администратором проекта?

Наставника или руководителя у меня нет, подсказать некому, придется все проблемы решать самой. И я не могу понять свои обязанности, полномочия... Я даже не "проектный офис", поэтому не знаю как строить свою работу. Вопросов больше, чем ответов.

Еще один вопрос, какие отчеты может предусматривать моя работа? Как мне показать результат своей деятельности?

Спасибо!