УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ. MS PROJECT. ПРОФЕССИОНАЛ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ: ФОРУМ

Роман, добрый день!
Не знаю, в какой сфере у Вас ведётся деятельность, но безотносительно отрасли я бы подходил так.
Документация - это 'фотография', отражение выполненных проектных решений, т.е. саму разработку кто-то должен делать. В идеале, ГИП должен выполнять и роль главного конструктора, т.е. иметь в своей голове основные технические детали проекта, начиная с технических требований и ограничений, выявленных в процессе обследования. Желательно, кстати, выносить его (хотя бы часть) на 'пресейл', т.е., если речь не о типовой разработке, то делать предварительное обследование нужно до заключения договора - и только тогда можно будет более/менее точно определиться с объёмом и составом работ, требуемыми ресурсами, последовательностью задач, вехами, сроками, трудоёмкостью и т.п. - в общем, по PMBoK).
Достаточно универсальным можно считать подход, описанный в ГОСТ 34.601. Хотя этот стандарт и относится к ИТ, тем не менее, принципиально состав любого проекта по разработке чего-либо будет сводиться к этому набору работ.

Что важно. Очень хорошо, что у Вас выделены роли МП и ГИП. В этой схеме 'просится', чтобы именно ГИП выполнял роль не только координатора разрозненных разработок, но и роль главного конструктора, как я уже упомянул выше.
Далее, есть смысл определить основные задачи (не работы, а именно задачи, каждая из которых заканчивается измеримым результатом), вехи, и после завершения каждой задачи заложить совещания (даже дистанционные, с использованием электронной почты, телеконференций и т.п.).
При разработке я закладывал обычно 3 итерации на те этапы, где может возникнуть какая-либо вариативность, предполагая, что за три итерации все вопросы гарантированно будут закрыты. Как раз поэтапная итеративность позволит Вам избежать ситуаций 'откатитьса в начало работы'.

Разработку (и проекта, и документации) рекомендую разбивать на очереди, группируя задачи не столько по времени, объединяя те, которые можно выполнить раньше по доступности ресурсов, сколько по влиянию на конечный результат. Например, нет смысла делать документ в финальном виде, если он с высокой вероятностью будет переделан по внутренним причинам - лучше разрабатывать их по частям, и то только после выполнения разработки той части проекта, которую он (документ) отражает.

Опять же, чем хорош подход в ГОСТ 34.601 - он предполагает 'водопадную' методологию, т.е. переход к следующему этапу происходит только тогда, когда готов и ожидаемо неизменен (в рамках поставленных требований и ограничений проекта/договора) результат этапа. Как со строительством дома: изыскания - проект - котлован - фундамент - стены+перекрытия - крыша - отделка. Вряд ли кто в здравом уме и ясной памяти попытается клеить обои на непостроенные над незалитым фундаментом стены :)

Ещё. Не брезгуйте концептом и эскизом и их согласованием с заказчиком. Лучше согласовать принятое техническое решение (убедившись, что реализуемо) с заказчиком, т.е. возврат за точку невозврата будет уже на совести заказчика (за его дополнительные деньги на ваше дополнительное время). Кстати, эти согласования желательно закрепить во 'внешнем' плане работ (календарном плане к договору).

Очень полезно не брезговать техническим заданием. Т.е. предварительно 'тактико-техническое задание' (функциональное задание, и т.п.) - это хорошо и полезно, но ещё полезней выделить этап обследования и по итогам его подготовить большое и подробное ТЗ, и согласовать его с заказчиком.
Тут, конечно, есть ловушка. Не зная деталей, сложно определиться с трудоёмкостью/сроками и стоимостью (особенно, если помимо работ в составе проекта выполняется поставка продукции сторонних поставщиков). Но бОльшую часть ключевых требований можно и нужно вынести на пресейл. Эти затраты всё равно войдут в контрактную цену, так что не потеряете - зато выиграете на более точном расчёте. Если погрешность будет укладываться в 15-20% - значит, процесс правильный (ну и накиньте эти 20% для стаховки, уложитесь компактнее - вот и бонус :)).

Да, ещё момент. Определитесь со стандартами, по которым работаете. Если по Вашей отрасли есть формальные стандарты на оформление документации, укажите это в ТЗ (можно и в договоре), и строго им следуйте. Если нет - придумайте свои, которые бы устанавливали состав документации, структуру и содержание; в этом случае (для своих стандартов) неплохо бы с 'болванками' познакомить заказчика заранее, и уж естественно - довести шаблоны до всех участников проекта. Ответственный - ГИП.


Вот как-то так навскидку. Будут вопросы - пишите, рад буду ответить.
Удачи!

Спасибо большое за подробный ответ.
Почерпнул для себя новое, и хотелось бы по подробнее некоторые моменты оговорить:
- почему закладываете именно 3 итерации при вариативности?Из личного опыта, опыта других людей или еще откуда?
- каким образом определить 'водопады', когда этап это водопад а не просто промежуточное событие. Может он должен удовлетворять какому то значению вероятности? К примеру, не раз наблюдал ситуацию когда после отделочных работ начинали двигать перегородки; было такое что выполняли проект после строительства, а изыскания после выполнения проекта и передачи на экспертизу.

Три варианта - да, это личный опыт плюс проанализированный чужой опыт, но изначально (смутные воспоминания из студенческих времён, сейчас уже не скажу точно, откуда - кажется, в рамках предмета 'организация производства' что-то такое встречалось) были даже какие-то математические выкладки из области теории вероятности и статистики. Можно 'погуглить в яндексе' - наверняка найдётся.

По поводу этапности. Позволю себе цитату из упомянутого мной ГОСТ 34.601-90 'Автоматизированные системы. Стадии создания':

Как видите, разработка Технического задания идёт не ДО проекта, а лишь на третьей стадии. Часто по разным причинам (по каким - тема отдельная) от этого отходят, что приводит к проблемам. Главная причина проблем - неопределённость требований (условий, ограничений) к конечному результату проекта, из-за чего сложно (а порой и невозможно) оценить состав задач, объём работ, их длительность, трудоёмкость, требуемые ресурсы, стоимость и т.д.

Как выглядит водопад - это не один большой 'плюх', а каскад, ступеньки. В пределах 'ступеньки' - те самые итерации. Как только подошёл к краю ступеньки и шагнул - всё, ушёл на следующий этап.

По каждому этапу может быть определена своя 'точка невозврата', после которой нужно двигаться строго вперёд, но нельзя вернуться 'малой кровью': возврат должен означать возврат на исходную позицию. А уж чей 'косяк' тому виной - тот и платит; если это техническая/технологическая ошибка исполнителя, то платит он, если новая внезапная 'хотелка' заказчика - то заказчик. При этом, в большинстве случаев, управленческий 'косяк' исполнителя тоже оплачивается исполнителем. (грешат этим иногда МП и продавцы, стремясь угодить клиенту, сэкономить или просто по незнанию - тут без ГИП их к телу заказчика допускать опасно, чтобы на нереализуемые вообще или в рамках бюджета/сроков проекта 'фишки' не подписались). Похоже всё это в итоге на водопад - коли уж вода прошла порог и падает вниз, уже не остановишь, и с нижнего уровня наверх просто так не вернуться (даже график где-то такой есть, описывающий суть подхода) - только насосом за счёт того, кто эту воду хочет поднять :) Или как спуск с горы на горных лыжах. Или американские горки. В общем, аналогов много.

Так вот, этой точкой невозврата по каждому крупному этапу должен быть некий результат, являющийся основой для дальнейших работ (следующего этапа). Стены - на фундамент. Крышу - на стены. И т.д.

Вот Вы привели пример, что 'сдвигали перегородки'. Это и есть пример плохой проработки - потому что изначально не были собраны (и не уточнены в процессе разработки, но до монтажа) все требования (включая требования/пожелания потенциальных пользователей/потребителей продукта - чтобы перегородка изначально была поставлена там, где нужно заказчику или будущему пользователю), либо в процессе выполнения проекта они поменялись.

Ну, что касается изменения требований/пожеланий в процессе выполнения проекта, это уже немного другая тема. В идеале такого быть не должно: для этого и проводятся обследования и согласования с подписанием формальных промежуточных документов - в т.ч. и для того, чтобы заказчик понимал, что изменения согласованных требований повлекут как минимум дополнительные затраты времени/денег/ресурсов, а как максимум - окажутся невозможными. Конечно, могут поменяться внешние условия (законодательство, нормативы, обстановка, климат, ... и т.д.), и на них имеет смысл закладываться в виде рисков и подстраховываться в тексте договора. Конечно, не всегда сразу можно предугадать/предусмотреть/формализовать всё.

Но тут должен быть разумный предел. Во-первых, некое дробление на этапы с заранее заложенным в план уточнением деталей. Во-вторых, можно (и нужно) оставить некий запас свободы (погрешность) на непредвиденные обстоятельства. Обычно я закладываю 15-20% трудоёмкости/сроков/цены. Ну и в-третьих, как учат нас классики технического писательства, 'если в ТЗ должно быть приведено требование, но оно не определено на момент написания ТЗ или не предъявляется вообще - так и надо написать: будет уточнено на этапе ... или не предъявляется'.

А если грамотно и подробно составлена контрактная часть (договор, ТЗ, календарный план) - не стесняйтесь отбиваться от заказчика. 'А вот нам бы еще хотелось, чтобы вы нам вот тут вот так вот сделали' - не надо сразу исполнять. Если видно, что почти бескровно (в пределах тех 15-20%, о которых я говорил) можно, то сделайте, конечно, для налаживания добрых отношений с заказчиком (пригодится при приёмке или на будущих проектах ;)), но зафиксируйте письменно изменение. Если же не укладываетесь в заложенный рисковый запас - отказывайтесь, и если клиент настаивает, делайте новый план (обязательно проверив реализуемость и влияние нового требования на остальную часть работы, прежде всего - уже выполненную).

Ну вот, опять 'многобукафф'.

Интересно

Борис, Спасибо большое.