УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ. MS PROJECT. ПРОФЕССИОНАЛ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ: ФОРУМ

123

Просмотреть все сообщения пользователя, его профиль и отправить личное сообщение

Александр Б.

10 февраля 2010 г., 12:42

Здравствуйте. Уже как пару недель бьюсь над проектом. Прочитанные методички, начальные курсы и «библия пользователя» не дают четкого и оптимального решения проблемы. Поставлена следующая задача: Контроль договоров по закупкам оборудования: Отчетность и планирование - финансирования и выполнения поставок. Договора (суммарная задача) имеет следующие связанные задачи: 1) Оформление контракта, 30 дней. 2) Поставка оборудования, длительность указана в контракте. 3) Оплата (если аккредитив – то перед поставкой, если по факту – после поставки), 7 дней. 4) Вывод оборудования в монтаж, 15 дней. Необходима следующая финансовая отчетность за месяц, квартал, год, всего: 1) Объем поставленного оборудования, в рублях. 2) Объем выведенного оборудования в монтаж, в рублях. 3) Сумма выплат по факту и аккредитивам, в рублях. 4) Объем планируемых поставок, в рублях. 5) Объем планируемых выводов, в рублях. 6) Объем планируемого финансирования по будущим аккредитивам и платежам «по факту», в рублях. Примечание: 1) Объем поставленного и выведенного оборудования оценивается через сумму его стоимости по контракту. 2) Поставки оборудования по одному контракту могут быть частями, в течении длительного времени. Подскажите, в общих чертах, как необходимо оформить проект. Подробности я уже своими силами освою через литературу и учебные программы. Главное, укажите направление – куда копать.

Вадим Богданов, Microsoft Project MVP, PMP, PfMP

11 февраля 2010 г., 00:35

RE: Помогите с методологией создания проекта в MP2007

Александр, добрый день! Стоит использовать такие общие соображения: 1. Для сведения данных в разрезах день/неделя/месяц.. нужно использовать повременные данные в MS Project (представление Использование задач, Использование ресурсов). 2. Повременные данные, которые Вы можете редактировать, могут вводиться в строки «затраты» или «трудозатраты» разных видов (базовые/плановые/фактические) и пр. 3. Для ввода повременных данных нужно предварительно создать строку ввода (задачу) и назначить на нее ресурс. Через объем использования ресурса (материальные и трудовые ресурсы) или через его стоимость (ресурс типа затраты) MS Project может рассчитать затраты. Далее частные соображения: 1. Нужно определиться, как регистрировать план/факт (видимо через базовый план) 2. Какие ресурсы обозначают аккредитивы, какие - объем поставок, объем освоения и т.п. 3. И далее отработать методологию ввода данных. С уважением, Вадим Богданов Microsoft Project MVP

Александр Б.

11 февраля 2010 г., 10:40

RE: Вадим Богданов

Спасибо, что начали дискуссию. По общим соображениям - понятно. Я уже отметил в первом посте, что заранее ознакомился с базовым курсом. Но Дьявол, как всегда, кроется в деталях. Главный вопрос и проблема, как правильно оформить ресурсы на эти задачи. В литературе, в основном, рассказывают про мифического электрика Васю, и поют осанны о том, как легко планируются его трудочасы. :) Я создаю суммарную задачу "договор №" с последовательно связанными под-задачами "Оформление - Поставка - Оплата - Вывод". "Оформление" не требует учета и назначения ресурсов. "Поставка" требует учет объема поставленного и оставшегося оборудования, в рублях, значит: 1) Назначить материальный ресурс? 2) Назначить ресурс типа "затраты"? 3) Назначить ресурс типа "фиксированные затраты"? Какой вариант необходимо выбрать "по канонам"? Какой удобнее? Так как поставки идут частями - ресурс не может начисляться на задачу пропорционально. Тогда: 1) Задача "поставка" разбивается на под задачи: "Поставка №1", "Поставка №2" у которых 100% устанавливается на дату поставки, а объем отражается в затратах назначенного ресурса. 2) Назначать объемы поставок через таблицу "использование задач" частями? С уважением, Александр.

Вадим Богданов, Microsoft Project MVP, PMP, PfMP

12 февраля 2010 г., 06:31

RE: RE: Вадим Богданов

Александр, добрый день! Поскольку Вы написали в первом вопросе, что Вам требуется обозначить направление, куда копать - то я это и сделал. Дальнейшие шаги, и выяснение "как удобнее" зависит полностью от Вас. Отвечаю на Ваши вопросы. По п.1: 1. Назначение мат. ресурса позволяет разделить трудозатраты (объем) и их стоимость. Ресурс затраты не имеет такой возможности. 2. Фиксированные затраты вручную нельзя распределить по времени. По п.2: При использовании этого варианты сдвиги в графике могут двигать объемы и затраты по срокам. При вводе данных вручную в ячейки двигать их придется Вам самому. Что удобнее Вам, я не знаю. На Вашем месте я бы попробовал все варианты и выбрал наиболее подходящий. С уважением, Вадим

Александр Б.

12 февраля 2010 г., 11:21

RE: Вадим Богданов

Хорошо! Начнем с малого. Создадим задачу "Поставка кирпича". Под нее создадим ресурс "Кирпич", тип "материальный", единицы измерения USD (так объемы оцениваем через стоимость в валюте контракта), стандартная ставка и затраты на использование = 0,0 (так как оплату мы будем учитывать в другой задаче через ресурс затраты), начисление - "по окончанию". Назначаем ресурс задаче, указываем объем поставки в 1000 USD. Переходим на представление "Использование задач" и видим, что трудозатраты назначились на всю длительность задачи пропорционально. Можно как-то настроить, что бы трудозатраты назначались на последний день задачи? Но пока вручную устанавливаем 1000 на конец задачи. Сохраняем базовый план. Пришла первая партия кирпича на сумму 500 USD. В представлении "Использование задач" на дату прихода, в ячейку "Фактические трудозатраты" ставим 500. Увы, но Прожект оставшиеся трудозатраты в 500 пересчитывает на следующий день. Как настроить задачу, что бы оставшиеся трудозатраты всегда пересчитывались на календарное окончание задачи? В ручную выставляем остатки. Когда приходит оставшаяся партия, добавляем в фактические трудозатраты на дату поставки. Все! Задача = 100% Есть ли в такой методике скрытые ошибки? PS А где указывается "режим расходования материала" — переменный или фиксированный?

Вадим Богданов, Microsoft Project MVP, PMP, PfMP

12 февраля 2010 г., 18:35

RE: RE: Вадим Богданов

Александр, добрый день! 1. Чтобы затраты начислялись по ресурсу в конце задачи нужно в свойствах ресурса установить метод начисления затрат = по окончанию. 2. Профиль загрузки определяется в свойствах назначения (использование задач, курсив у названия ресурса, двойной щелчок). Кроме того, Вы можете создать свой профиль, если будете редактировать трудозатраты (ввести по дням нули, а в последний день - все). В этом случае при смене данных профиль не должен меняться. 3. Вариант - поисследовать поле ресурс Затраты, а не материальный ресурс. У затрат не должны прыгать плановые цифры по дням. С уважением, Вадим

Александр Б.

15 февраля 2010 г., 13:14

RE: Вадим Богданов

>Чтобы затраты начислялись по ресурсу в конце задачи нужно в свойствах ресурса установить метод начисления затрат = по окончанию. Для материального ресурса почему-то не действует. Для затрат - да. >В этом случае при смене данных профиль не должен меняться. Профиль базовых затрат не меняется, а вот оставшиеся трудозатраты пересчитываются коряво, и вновь требуют ручной правки. >Вариант - поисследовать поле ресурс Затраты, а не материальный ресурс. У затрат не должны прыгать плановые цифры по дням. Согласен. У этого, в общем, самого простого варианта (два материальных ресурса - "Оплата" и "Освоение") есть всего лишь пару недостатков: В суммарные задачи суммируются обе затраты, что искажает "наглядность", и не совсем понятно как со стандартными отчетами. Так как в них, опять же, запихиваются все затраты, а как сортировать в отчетах затраты и отсеивать лишние я еще не разобрался.

Александр Б.

15 февраля 2010 г., 13:18

два материальных ресурса

Извиняюсь за ошибку. Не "два материальных ресурса", а два ресурса типа затраты. Я этим вариантом еще с самого начала попробовал. Главный вопрос здесь, как отфильтровать нужные задачи для стандартного отчета. Отчет "Оплата" - берем затраты только с задачи с именем "оплата", для отчета "Освоение" - затраты "освоение" с соответствующих задач.

Вадим Богданов, Microsoft Project MVP, PMP, PfMP

15 февраля 2010 г., 22:20

RE: два материальных ресурса

Александр, добрый день! Самый простой вариант. В поле "Группа" ресурса вводите буковку/слово - свою для каждого типа ресурсов. Затем в представлении "Использование ресурсов" группируете ресурсы по полю Группа. Для задач - выводите в таблицу любое настраиваемое текстовое поле, ставите для затрат и освоения разные буковки и группируете представление по этому полю. С уважением, Вадим Богданов

Вадим Богданов, Microsoft Project MVP, PMP, PfMP

21 февраля 2010 г., 21:41

RE: два материальных ресурса

Александр, добрый день! Хотел узнать, как Ваши успехи, как продвигаетесь? Удалось ли добиться желаемого результата? С уважением, Вадим Богданов Microsoft Project MVP

Александр Б.

22 февраля 2010 г., 09:42

как продвигаетесь?

Спасибо за участие. Увы, пока, от построения проекта отвлекла текущая рабочая деятельность. Как продолжу - обязательно отпишусь. В общем, именно по ресурсу "Затраты" непоняток нет.

Александр Б.

24 февраля 2010 г., 11:02

RE: Вадим Богданов

В общем, пока получается все довольно симпатично. Создал следующие ресурсы типа "Затраты" с начислением по окончанию: Оплата в EUR Оплата в USD Оплата в RUB Оплата в BR Освоение в EUR Освоение в USD Освоение в RUB Освоение в BR Создал столбец с текстовыми полями, забил в нее метки для сортировки задач по "Финансированию" и "Освоению". Начислил задачам соответствующие ресурсы. Сохранил базовый план. В представлении "Использование ресурсов" создал таблицу с столбцами "Название ресурса", "Фактические затраты" и "Базовые затраты". Получилась красивая итоговая таблица по всему проекту в целом. Осталось разобраться как делать итоговые отчеты по ресурсам на любой необходимый квартал и месяц. Читаю библию пользователя. Еще есть один момент: Если задача выполнена в один день, Прожект автоматически трансформирует задачу в веху, а начисленные базовые и фактические затраты соответственно сбрасываются. Как победить эту напасть? Что бы задача оставалась задачей в 1 день.

Вадим Богданов, Microsoft Project MVP, PMP, PfMP

24 февраля 2010 г., 18:15

RE: RE: Вадим Богданов

Александр, отлично, я рад! Может быть, поделитесь методикой с посетителями портала в виде краткой статьи + скриншоты? Чтобы задача не превращалась в веху, не нужно обнулять ее длительность. Фактическая длительность должна равняться одному дню. С уважением, Вадим Богданов Microsoft Project MVP

Александр Б.

24 февраля 2010 г., 18:21

RE: Вадим Богданов

>Может быть, поделитесь методикой с посетителями портала в виде краткой статьи + скриншоты? Вполне возможно, но только после того как будут отработаны все элементы планирования и отчетности. >Чтобы задача не превращалась в веху, не нужно обнулять ее длительность. Фактическая длительность должна равняться одному дню. Согласен, но когда я выставляю факт задаче в 1 день, например, день погашения аккредитива: "Начало" = 24.02.2010, "Конец" = 24.02.2010, то прожект считает это вехой. Так же есть глюк, когда конец задачи и начало следующей должны быть в один день, а прожект считает эту ситуацию пересечением сроков.

Вадим Богданов, Microsoft Project MVP, PMP, PfMP

24 февраля 2010 г., 20:57

RE: RE: Вадим Богданов

Александр, добрый день! В меню Сервис-Параметры-Закладка "Вид" выберите формат даты первый в списке (ДАТА + ВРЕМЯ). При вводе даты окончания вводите 24.02.2010 18:00, тогда длительность задачи будет больше 0. С уважением, Вадим

Вадим Богданов, Microsoft Project MVP, PMP, PfMP

15 марта 2010 г., 13:00

RE: как продвигаетесь?

Александр, добрый день! Как Ваши дела? Какие новости, удалось ли получить результат? С уважением, Вадим Богданов

Александр Б.

15 марта 2010 г., 13:10

RE: как продвигаетесь?

Пока начальство перехватило инициативу. Сижу, жду решения, каким образом будем оформлять проекты. Но появился вопрос по отчетам: Можно ли сделать так, что бы "одинаковые" задачи суммировались в отчетах? Например, выбираю отчет по затратам, прожект выдает длинный список задач: "Оплата №1", "Оплата №2" и тп. Хотелось бы, что бы была одна строчка "Оплата все" с суммой всех задач. И хотя в конце прожект подбивает "Итого", но мне не нужен длинный список составляющих. С уважением.

Вадим Богданов, Microsoft Project MVP, PMP, PfMP

15 марта 2010 г., 23:49

RE: RE: как продвигаетесь?

Александр, да можно. Для этого нужно завести настраиваемое поле, и далее рецепт тот же: Для задач - выводите в таблицу любое настраиваемое текстовое поле, ставите для разных типов задач разные буковки и группируете отчет по этому полю. С уважением, Вадим Богданов MS Project MVP