Ресурсы
следует назначать один раз: только задаче, где они используются, а не оплачиваются. Автоматически заполнение пользовательского поля "Затраты" может быть при помощи макроса (есть у вас программист , кто бы мог его написать?), на худой конец, проставьте сумму оплаты в это поле вручную, благо оно уже просчитано Project в предшествующей задаче.