Хостинг

Office 365 Project Online представляет богатые возможности для работы команды проекта. Система позволяет как работать через сайт проекта, так и автономно с последующей синхронизацией с сервером (с помощью Microsoft Outlook или Microsoft SharePoint Workspace).
Система обладает гибкими функциями по разграничениям прав доступа. Руководитель проекта может разграничить права доступа к разным разделам узла проекта, и даже к отдельным его элементам. Ниже приведен обзор нескольких ключевых элементов для совместной работы над проектом

Отчетность по задачам

Член команды проекта имеет доступ к общему плану проекта и списку его задач, а может ограничить просмотр только своими задачами.
 
При формировании отчетности по задачам член команды проекта может не только отметить статус задачи и процент ее завершения, но и прикрепить документы, которые были разработаны. Эти документы могут быть использованы другими участниками проекта.

Совместная работа над документами

Все документы проекта доступны чрез браузер Internet Explorer, Safari, Opera всем участникам проекта (при необходимости можно задать особые права доступа и ограничить права на любой из документов).
При изменении документов фиксируются версии, что позволяет всегда вернуться к любой предыдущей версии или проанализировать, что именно поменял в документе участник проекта.

Календари и собрания

Одним из ключевых элементов системы является общий календарь.  В нем участники проекта могут планировать и назначать встречи, а руководитель проекта – отслеживать загрузку сотрудников. К каждой встрече можно прикреплять документы к обсуждению, участники встречи получают оповещения.
 
При необходимости для встреч можно создавать рабочие области. Это позволяет заранее обсудить повестку собрания, зафиксировать принятые решения. Это особенно удобно, если на собрании обсуждается много документов, у которых может быть несколько версий.

Дискуссии, блоги и вики

Обсуждения ключевых вопросов можно вести в электронной почте, однако в этом случае новые участники проекта не будут знать об истории принятия тех или иных проектных решений. Значительно эффективнее вести переписку по проектным вопросам в формате форума – это позволит отследить историю возникновения и решения всех вопросов проекта.
 
Одним из эффективных средств работы над проектом являются вики-страницы, то есть страницы, которые создаются всеми участниками проекта. Это позволяет фиксировать и накапливать проектный опыт в одном документе по мере работы над проектом.

Не менее интересной опцией является и возможность всех участников команды вести свои блоги. Это особенно востребованно в крупных распределенных командах.

Блоги и вики не входят в стандартную конфигурацию Project Online, но могут быть добавлены пользователем в узел проекта за пару минут.

Любые списки: требования, ошибки, контакты, подрядчики…

Одна из важных возможностей SharePoint – ведение любых списков на сайте. Это очень похоже на ведение таблицы Excel с общим доступом и возможностью разграничения прав доступа к ее отдельным элементам.  Все описанные ниже списки по умолчанию отключены в Project Online, но Вы можете сами включить их и настроить их в соответствии с Вашими потребностями. Включение и настройка списка занимает несколько минут.
Например, Вы можете вести список поставщиков Вашего проекта, и вся контактная информация по этим поставщикам будет доступна всем участникам команды.

Другой частой задачей является хранение в общем доступе контактов, и эта задача решается в узле проекта.

Помимо задач, перечисленных в плане проекта, у руководителя проекта могут возникать разовые поручения, которые нет смысла включать в план проекта. Для их ведения и контроля есть особый список «Циркуляры».

Для быстрого информирования команды проекта о важных новостях в Project Online можно использовать список извещений.  Извещения, добавленные в список, будут видны членам команды проекта на сайте проекта до тех пор, пока не пройдет срок действия извещения, после чего извещение будет скрыто.

Если работа в проекте связана с разъездами, то Вы можете использовать список контроля местонахождения для сотрудников. Этот список могут редактировать сами сотрудники, тем самым все члены команды проекта всегда будут проинформированы о том, где находится тот или иной сотрудник.

Часто для принятия решения по проекту требуется выяснить мнение всех членов проектной команды. Для быстрого опроса участников проекта предназначен специальный список, который можно использовать в рамках Project Online. Количество опросов в проекте не ограничено, и каждый опрос может состоять из множества вопросов.