При отсутствии серверной части Microsoft Project весьма ограничены возможности совместной работы с планом проекта Руководителя проекта и исполнителей. Например, возникает вопрос: как собирать фактическую информацию о ходе работ по задачам проекта с назначенных на них исполнителей? Ответ прост – с помощью модуля «Актуализация хода проектных работ».
Также данный модуль может быть полезен в том случае, если есть необходимость в целях безопасности закрыть доступ на сервер сторонним исполнителям, но при этом обеспечить возможность ввода исполнителями актуальных данных по своим задачам.
Модуль «Актуализация хода проектных работ» позволяет Руководителю проекта при минимуме произведенных в ручную действий разослать по электронной почте исполнителям, назначенным на задачи проекта, запросы о необходимости указания актуальной информации о ходе работ по задачам проекта:
- Статус проектных задач (не начата, в процессе, завершена);
- Планируемые даты начала и окончания задачи.
При этом модуль автоматически формирует и отправляет исполнителям удобную для заполнения актуальными данными таблицу. Удобность таблицы для пользователя заключается в том, что в ней нет ничего лишнего:
- Исполнитель получает список только своих задач;
- Исполнителю доступны для ввода только те поля, которые необходимо заполнить;
- При некорректном вводе данных, Исполнитель тут же будет об этом проинформирован;
- Таблица представляет собой широко распространенный и знакомым пользователям формат Excel.
После того, как Исполнители заполнят свои таблицы данными, эти данные необходимо загрузить в план проекта. Для это Исполнители по электронной почте должны направить файлы с таблицами Руководителю проекта, после чего Руководителю проекта достаточно всего лишь указать модулю «Актуализация хода проектных работ» файлы, из которых необходимо загрузить полученные данные в план проекта, все остальное модуль сделает автоматически.
1. Отправка запроса с таблицей Исполнителям
Для отправки Исполнителям таблицы для указания актуальной проектной информации, необходимо в Project Professional открыть представление «Лист ресурсов», выделить необходимый ресурс и нажать на кнопку «Выгрузка задач ресурсов в Excel»:
В том случае, если у выделенного в «Листе ресурсов» Исполнителя в поле «Адрес электронной почты» указан корректный e-mail, то автоматически модулем будут осуществлены следующие действия:
- будет сгенерирована таблица Excel со списком незавершенных задач из активного проекта (открытого в Project Professional), на которые назначен выделенный ресурс;
- таблица будет отправлена по электронной почте на адрес, указанный в параметрах исполнителя;
- после успешной отправки письма в Project Professional будет выведено соответствующее уведомление о завершении процесса.
2. Заполнение таблицы
При получении от Руководителя проекта письма с таблицей, Исполнителю необходимо сохранить файл Excel с таблицей на жесткий диск своего компьютера, после чего внести необходимые данные и выслать таблицу Руководителю проекта.
3. Загрузка данных из таблицы в план проекта
Для загрузки полученных от Исполнителя актуальных данных в план проекта, Руководителю проекта необходимо:
- сохранить полученный файл Excel;
- в Project Professional открыть соответствующий план проекта;
- кликнуть по кнопке «Загрузка задач ресурсов из Excel»;
- в открывшемся окне выбрать необходимый файл Excel, полученный от Исполнителя.
После выполнения описанных действий, новые актуальные данные от Исполнителя будут загружены в план проекта.
4. Настройка шаблона таблицы
Таблицы с задачами Исполнителей, отправляемые им по электронной почте для заполнения, формируются на основе шаблона, который находится в папке, в которую установлен Business Project. Этот шаблон при желании можно донастроить, если в этом возникнет необходимость (например, настроить в нем корпоративную шапку таблицы, добавить логотип Компании…).
Для изменения возможных настроек шаблона необходимо открыть его в приложении Excel и перейти: Office -> Подготовить -> Свойства -> Свойства документа -> Дополнительные свойства.
В данной таблице представлено описание параметров шаблона таблицы:
