Как использовать внешние ресурсы проекта? Как правильно выстроить работу с подрядчиками? С чего начать анализ поставщиков услуг для Вашего проекта?
В бизнесе, нет 2-х во всем одинаковых проектов. Было бы неплохо, если бы каждая задача требовала тех же ресурсов, но этого не будет. Иногда необходим дополнительный персонал; другие проекты требуют, для выполнения работы дополнительных, товаров и услуг от внешних поставщиков. Таким образом, необходимо представлять процесс закупок, иначе говоря - бизнес выходит за пределы повседневных возможностей Вашей компании.
Для руководителей проектов, это большая ответственность, также как и огромная возможность продемонстрировать свои навыки и доказать способность выполнять задачи, требующие внешних ресурсов. Несмотря на множество изменений в управлении закупками проекта, выделяются 4 рекомендуемых фазы, которые обеспечат выполнение работы в срок и в рамках бюджета.
План закупок
Эта начальная стадия включает полный анализ объема работы и все, что будет предпринято, дабы убедиться, что все потребности учтены. Сколько аутсорсинговых ресурсов потребуется? Сколько материалов необходимо от внешних поставщиков и когда? Получение точных цифр даст точные оценки затратной части проектного бюджета.
Постоянно сверяйтесь с исходной бизнес-целью для обеспечения оценок в рамках планируемого бюджета. Кроме того, старая поговорка 'время-деньги' важна на этой стадии. Знайте расписание проекта и обеспечьте адекватность доступных ресурсов и установленных сроков завершения.
Какой тип контракта будет использоваться с поставщиками? Будет ли это контракт с фиксированной ценой или с возмещением расходов? Независимо от типа контракта, условия должны быть четко сформулированы во избежание путаницы с поставщиками в части ожиданий, производительности или компенсаций.
Проведение закупки
По завершению этапа планирования следует оценить ответы и предложения от поставщиков, сузить их список, чтобы в итоге заключить контракт. Внимание к деталям – критически важно для данного этапа. Не каждый интерпретирует запрос на предложение (RFP) единообразно, таким образом, жизненно важно, чтобы потенциальные поставщики понимали предлагаемые работы. Сейчас самое время прояснить какие-либо неправильные представления о проекте. Конференция со всеми заинтересованными поставщиками может помочь решить вопросы и проблемы предстоящих торгов.
Исследуйте результативность и финансовую историю торгов. Были ли подобные проекты? Если были, то каковы были результаты? Дальнейшее это дело соответствия критериев RFP с квалификациями и предложениями участников торгов.
