Если у вас возникают трудности с поиском квалифицированных исполнителей для реализации проектов, можно попытаться освободить ресурсы, отказавшись от тех из задач, которые не связаны тесно со стратегией ведения бизнеса. Имеет смысл оценить целиком портфель проектов, над которым трудятся сотрудники ИТ-службы, выделив компоненты, имеющие критически важное значение. «Приостановив выполнение этих проектов и перераспределив ресурсы в пользу тех задач, которым отводится более существенная роль, вы добьетесь более весомого успеха для организации в целом», — подчеркнул Чени.
Ошибка № 2: Нехватка опытных руководителей проектов.
Проявление: При отсутствии грамотного руководителя проекты могут быстро выйти из-под контроля.
Решение: Нанимайте руководителей проектов, прошедших необходимую аттестацию и обладающих навыками тонкого общения с заинтересованными лицами. Мэтью Стразза, вице-президент компании CA по обслуживанию клиентов в Северной Америке, считает, что руководители проектов должны иметь не только прочные профессиональные знания, но и хорошие коммуникативные и управленческие навыки. От них требуется умело организовать совещание, управлять рисками, находить общий язык с многочисленными заинтересованными лицами — представителями бизнеса, контролирующими реализацию тех или иных функций, с ИТ-специалистами, занимающимися вопросами безопасности, а также с финансистами, которых волнует бюджет.
«Если не решать своевременно финансовые вопросы, не следить еженедельно за бюджетом и не уведомлять клиентов о любых изменениях, то очень скоро вы окажетесь в весьма непростой ситуации, — предупредил Стразза. — Кроме того, квалифицированным руководителям проектов необходимо хорошо знать те технологии, которые применяются при их реализации».
Процедурные ошибки
Ошибка № 3: Управление проектами осуществляется при отсутствии стандартных, повторяющихся процедур.
Проявление: Это вторая по своей распространенности ошибка, связанная с управлением проектами. Отсутствие методологии повышает риск срыва отдельных задач проекта, повторного выполнения одних и тех же работ, а в конечном итоге и выхода за рамки установленных сроков или бюджета.
Решение: Методология управления проектами помогает вам осуществлять их эффективную реализацию и находиться в курсе всех мероприятий, сопряженных с выполнением проекта. «Наличие базиса, включающего стандарты и методологии, позволит избежать многих рисков, связанных с претворением ИТ-проектов в жизнь», — отметил Чени.
Дуглас Кларк, генеральный директор компании Metier, поставляющей решения в области управления портфелями проектов, для определения содержания и границ проекта, сроков выполнения его отдельных этапов, порядка распределения ресурсов и взаимодействия с заинтересованными лицами рекомендует использовать повторяющиеся процедуры. «Этими вещами следует заняться в первую очередь, потому что именно
от них вы сможете получить наибольшую отдачу», — пояснил он.
Ошибка № 4: Слишком большое число процедур, ограничивающих ваши возможности.
Проявление: Слишком большое количество процедур лишает проектную команду гибкости, а это вызывает разочарование у заинтересованных лиц.
Фуми Кондо, управляющий директор консультационной компании Intellilink Solutions, однажды была свидетелем интересного разговора между разработчиком программ и руководителем проекта. Разработчик заявлял, что функционал приложения можно расширить, не прилагая никаких дополнительных усилий. Руководитель проекта убеждал разработчика не добавлять никаких новых функций, потому что пользователи об этом не просили. «Тогда я посоветовала им следующее: ступайте к пользователям и посмотрите, действительно ли им нужны эти функции, — вспоминала Кондо. — Не вижу ничего плохого в том, чтобы предоставить клиентам больше того, что они ожидают, если при этом вы не выходите за рамки бюджета и установленных сроков».
Решение: Проявляйте гибкость и поддерживайте постоянную связь со спонсорами проекта и другими заинтересованными лицами.
