Требования к результатам первого этапа были определены следующим образом: проект будет считаться успешным, если в результате его реализации ДИТ получит механизм технологического, методологического и организационного обеспечения централизованного контроля отклонений за сроками проектов, в том числе выполняемых территориально-распределенными командами проектов.

Что касается реализации проекта, то компания «Ростелеком» искала такое решение, которое позволило бы быстро создать исходную  версию Системы правления Проектами в ДИТ, которую можно было бы далее самостоятельно развивать (и тиражировать на другие подразделения). Для выполнения пилотного проекта была привлечена «Консультационная фирма М-РЦБ» (М-РЦБ). Данная компания предложила готовое открытое решение.

Его основу составляет методологический продукт – Базовый Стандарт Управления Проектами, регламентирующий организационную структуру, в рамках которой выполняются проекты, бизнес-процессы управления проектами и поддерживающий их документооборот). Предлагаемый М-РЦБ Стандарт имеет комплексный, целостный характер. С одной стороны, это практический документ, отвечающий на вопрос: как нужно действовать лицам, участвующим в проекте или управляющим им, на том или ином этапе жизненного цикла проекта, при возникновении тех или иных ситуаций. С другой стороны это гибкий документ, который легко дорабатывается и адаптируется с учетом специфики проектов и оргструктуры Заказчика, а также легко может быть тиражирован  на другие типы проектов.

Стандарт управления проектами является тем каркасом, в соответствии с которым формируется техническое задание на создание автоматизируемой системы управления проектами, настраивается программное обеспечение, ведется обучение сотрудников.

Необходимо также отметить проверенность данного решения: в М-РЦБ Система управления проектами составляет один из важнейших контуров управления компанией. Данная система развивалась в течение 3 лет, базируется на более чем 10-летнем опыте ведущих сотрудников компании участия в проектах и управления проектами. В ней учтены рекомендации руководителей крупных проектов и руководителей компаний, которым М-РЦБ оказывал консалтинговые услуги.
Решение М-РЦБ по созданию Системы управления проектами (СУП) в организации-Заказчике, в частности, включает (рис. 1):

• поставку базового Стандарта управления проектами, его доработку и модификацию с учетом специфики организации-Заказчика; 
• настройку программного обеспечения. Положения Стандарта определяют параметры настройки и доработки (при необходимости) ПО для поддержки управления проектами.
• обучение персонала Заказчика и проведение тренингов, обеспечивающих безболезненный переход на новые принципы организации работ, а также обучение работе с ПО для управления проектами.

В Стандарте управления проектами фиксируется (рис. 2):

• организационная структура управления проектами организации-Заказчика; 
• регламенты, определяющие действия сотрудников организации, тем или иным образом задействованных на различных этапах проекта (инициация проекта, его планирование, выполнение, контроль и завершение);
• регламенты взаимодействия участников проектов друг с другом и с функциональными подразделениями в процессе выполнения работ по проекту (рис.3 );
• методики реализации функций управления проектами: управление рисками, качеством, персоналом и др.; 
• способы решения типовых проблемных ситуаций в управлении проектами; 
• документооборот, поддерживающий управлению проектами: перечень документов, формы (шаблоны) документов, маршруты движения документов, правила согласования документов и их утверждения.

Выполнение проекта

Согласно плану проекта сотрудники М-РЦБ совместно со специалистами ДИТ «Ростелеком»: 

• выполнили диагностику состояния управления проектами в ДИТ «Ростелеком», исследуя ситуацию в двух выбранных подразделениях ДИТ и специально отобранных ИТ-проектах этих подразделений; 
• адаптировали базовый вариант Стандарт управления проектами к специфике проектного  управления в ДИТ Ростелеком; 
• провели первичное обучение, направленное на повышение квалификации персонала в области управления проектами и использования специализированного программного обеспечения для управления проектами; 
• разработали техническое задание на создание автоматизированной Системы управления проектами;
• настроили программное обеспечение – MS Project 2000 и MS Project Central 2000 с учетом положений Стандарта управления проектами; 
• разработали комплект проектной и эксплуатационной документации, включая  руководства  пользователей и администраторов; 
• обучили персонал работе в системе в соответствии с их ролевым участием в проектах. Кроме того, несколько сотрудников ДИТ были обучены выполнению функций по сопровождению системы; 
• выполнили тестирование системы и сдали ее в промышленную эксплуатацию. 

Проект выполнялся совместной командой специалистов «Ростелеком» и М-РЦБ. Команда проекта от М-РЦБ включала: руководителя проекта, двух консультантов-аналитиков и двух экспертов – по информационным  технологиям и по методологии управления проектами. Как пример проекта, в выполнении которого от Заказчика участвовала территориально-распределенная команда, можно назвать Проект по внедрению в рамках компании систем Active Directory и Exchange 2000.