Вадим Богданов, новый наиболее значимый профессионал по MS Project по России и СНГ (Microsoft Project MVP), бывший менеджер продукта MS Project по Центральной и Восточной Европе и автор ряда книг по MS Project, эксклюзивно для портала MicrosoftProject.SU. Напомним, что использование наших эксклюзивных материалов возможно при указании ссылки на наш портал и с письменного разрешения администрации портала.

Интеграция MS Project 2010 с Exchange Server обеспечивает возможность членам команды проекта просматривать, обновлять, удалять и отчитываться о состоянии опубликованных задач в Outlook, Outlook Web Access (OWA) и других приложениях, которые обладают возможностью синхронизации задач с Exchange Server.

Интеграция MS Project 2010 с Exchange Server заменяет модуль MS Project 2007 Outlook add-in, который позволял не только отчитываться о статусе исполнения задач, но и заполнять затраченное на задачу время в формате расписания. Новая интеграция с Exchange Server не позволяет заполнять расписание, но дает ряд других возможностей, которых нет в MS Project 2007 Outlook add-in:

• возможность отчитываться по задачам MS Project 2010 Server через Outlook Web Access;
• возможность отчитываться без установки на клиентские компьютеры дополнительного компонента;
• более тесная интеграция с задачами Outlook, без необходимости вручную проводить импорт задач;
• возможность отчитываться по задачам MS Project 2010 с мобильного телефона, (при настроенной синхронизации с Exchange).

Как рассказывали мне разработчики MS Project, одна из целей при разработке модуля интеграции заключалась в том, чтобы работа с задачами MS Project 2010 в Outlook не отличалась от работы с обычными задачами Outlook. Пользователь уже знакомый с задачами Outlook должен начать работать с задачами MS Project 2010 без каких-либо проблем или дополнительного обучения. Поэтому при интеграции с Exchange для работы с задачами MS Project 2010 используется тот же интерфейс, есть возможность категорировать задачи, отмечать их исполнение и статус. Задачи MS Project 2010 в Outlook отображаются в общем списке дел, хотя и разделены по папкам с названиями проектов, что позволяет быстро находить задачи, относящиеся к тому или иному проекту.

Как работает интеграция задач MS Project 2010 и Exchange Server

Давайте рассмотрим работу интеграции на простом примере. В рамках проекта мы создаем 2 задачи, «Task A» и «Task B» и назначаем их исполнителю. Если интеграция с Exchange включена, то после публикации проекта обе эти задачи отображаются у исполнителя в списке задач Outlook и Outlook Web Access.

MS Project 2010: Задачи MS Project 2010 отображаются в Outook и Outlook Web Access

Рис. 1.

Назначенные задачи будут видны в нижней области календаря Outlook, в боковой панели быстрого запуска. То есть, задачи, полученные из MS Project 2010, отображаются так же, как обычные задачи Outlook.

MS Project 2010: Задачи MS Project 2010 отображаются в календаре и на панели быстрого запуска Outlook.

Рис. 2.

В папке задач данного проекта, которая создалась автоматически, пользователь может увидеть все задачи по этому проекту.

MS Project 2010: Задачи MS Project 2010 группируются в папке проекта, автоматически созданной в Outlook.

Рис. 3.

В Outlook исполнитель может обновлять атрибуты задачи: % завершения, фактические и оставшиеся трудозатраты, название задачи, однако не может изменять повременные данные. Важно, что все изменения, сделанные исполнителем, автоматически отправляются на утверждение руководителю проекта.

MS Project 2010: После обновления задач в Outlook они автоматически отправляются на утверждение руководителю в MS Project 2010.

Рис. 4.

После утверждения руководителем изменения попадают в план проекта MS Project 2010. Если руководитель проекта отклонит изменения и в заметках укажет причину отклонения изменений, то эти заметки будут доступны исполнителю в Outlook в свойствах задачи.

Важные замечания по настройке интеграции задач MS Project 2010 и Exchange Server

Исполнитель может также удалить задачу в Outlook, и в этом случае после утверждения удаления руководителем проекта назначение задачи с исполнителя будет удалено в файле проекта MS Project 2010. Если исполнитель создаст новую задачу в папке проекта в Outlook, то после утверждения руководителем проекта новая задача появится в списке задач проекта в MS Project 2010.

Как Вы знаете, в MS Project 2010 появился режим единого ввода задач и расписаний (подробнее об этом см. в статье MS Project Server 2010: учет времени (Time Tracking)). Если включен режим единого ввода (MS Project 2010 Single Entry Mode), то данные автоматически переносятся из задач в расписания и обратно. Важно, что при включенном SEM интеграция MS Project 2010 и Exchange 2010 продолжает работать.

Чтобы настроить интеграцию MS Project 2010 и Exchange Server, обратитесь к документации по MS Project Server 2010: «Как настроить интеграцию MS Project Server 2010 и Exchange Server», обращайтесь в форум по MS Project за ответами на вопросы!