Введение

Как менеджер проекта, вы несете окончательную ответственность за обеспечение успешности проекта. Доллары лежат в вашем кармане, поэтому в ваших интересах обеспечить использование надлежащих инструментов и методов, чтобы добиться этого. Кое-что из сказанного ниже может выглядеть очевидным, но я сталкиваюсь с этими основными ошибками из месяца в месяц, и из месяца в месяц вижу менеджеров проектов, почесывающих свои затылки и недоуменно вопрошающих: «Ну почему же все пошло не так»?

Бизнес-план

Убедитесь, что имеется надежный бизнес-план, который поддерживается на высоком уровне руководства, и который может убедить кого угодно. Бизнес-план - это обоснование проекта. Он должен перечислять ожидаемые выгоды. Это то, на что должен ориентироваться. Это причина существования проекта. Проекты двигают нас из одного состояния в другое путем проведения изменений, создания продукта или иного желаемого результата, а бизнес-план объясняет, зачем это нужно.

Критические факторы успеха

Определите совместно с заказчиком критические факторы успеха, которые сделают проект успешным. Убедитесь, что их можно измерить, например, выразить в виде «уменьшение стоимости сырья на 20% к концу года». Используйте эти факторы по завершении проекта для измерения его успеха. Это все, что действительно имеет значение, и что совершенно необходимо достичь в ходе проекта. Все остальные вопросы - вторичны по отношению к этим, поскольку критических факторов успеха вполне достаточно для формирования вашего контракта с заказчиком.

Планирование

Время, затраченное на планирование, - это время, затраченное на благое дело. Все проекты должны иметь план с достаточной степенью детализации - чтобы каждый, участвующий в проекте, знал, в каком направлении движется проект. Хороший план обеспечивает следующие выгоды:

• Четко документированные контрольные события и результаты проекта.
• Утвержденное и реалистичное расписание.
• Позволяет получать точные оценки стоимости.
• Детализирует требования к ресурсам.
• Работает как система раннего предупреждения, заблаговременно оповещая об отставании.
• Концентрирует усилия команды проекта на прогрессе исполнения проекта и обеспечивает ее информированность.

Скупиться на этом - значит, с высокой вероятностью получить на свою голову проблемы. Убедитесь, что в каждую оценку вы заложили резерв на случай возникновения непредвиденных ситуаций. Я рекомендую выбирать величину резерва в размере от 10% до 15%. Я предпочитаю выглядеть слегка пессимистично и получить результат раньше, чем выглядеть слишком оптимистично и получить его позже. В общем, проявляйте осторожность. Однако если вы будете закладывать слишком большой резерв, вы может произвести впечатление менеджера, работающего неэффективно.

Мотивация команды

Мотивированная команда приложит больше усилий к тому, чтобы обеспечить результат проекта в отведенное время и в рамках бюджета. Поддерживайте мотивацию вашей команды, привлекая их к участию в проекте и планируя частые контрольные события - чтобы помочь им увидеть свой прогресс. Ключевой фактор здесь - коммуникации, поэтому информируйте свою команду тогда, когда она справляется со своими обязанностями хорошо, а не только тогда, когда справляется с ними плохо.

Умение говорить «нет»

Верить этому или нет, но многие менеджеры проектов и многие члены команд имеют проблемы с тем, чтобы сказать «нет». Никогда не обещайте того, чего вы - как вы знаете - не сможете обеспечить. Ведь, обещая это, вы только подготавливаете почву для будущих проблем.