• возможности объединения всей информации в едином хранилище и обеспечения легко реализуемого доступа к требуемым данным.
• Повышение качества работы, достигаемое в результате:
  • улучшения качества управленческих решений;
  • персонализации ответственности;
  • организации требуемого уровня информативного и коммуникационного обеспечения;
  • снижения влияния человеческого фактора.
• Повышение лояльности клиентов за счет улучшения качества исполнения и роста количества успешных проектов.

Если компании удастся преодолеть естественные сложности, сопровождающие внедрение практически любой системы автоматизации, то все участники процесса (от исполнителя до руководителя) смогут в полной мере ощутить как тактические, так и стратегические выгоды внедрения СУП.

С чего начать?

Сложность и глобальность изменений, сопровождающие переход на новый уровень управления вкупе с необходимостью выделения значительных средств на приобретение системы естественно приводят к вопросу: а нельзя ли реализовать задачу постепенно, поэтапно? Если это возможно, то встает следующий вопрос: какие процессы управления проектами в компаниях сегмента СМБ должны быть автоматизированы обязательно, с чего следует начать?

При ответе на эти вопросы очень часто ссылаются на стандарты управления проектами (например, PMBOK Guide). Однако описанные в них процессы, по мнению Сергея Вратенкова, для проектов являются внутренними и относятся к проблемам самого проекта, а не организации. Например, 21 из 44 процессов PMBOK Guide посвящены разработке проектного плана. Но ведь организации все равно, как план составлялся, если окончательный вариант соответствует корпоративным требованиям. Организации важен не этап разработки плана, а процессы его согласования и утверждения. А они ни в каких стандартах не описаны и полностью определяются спецификой компании. Основные проблемы возникают в ситуациях, требующих участия сотрудников разных подразделений, и именно такие обстоятельства требуют оптимизации и автоматизации в первую очередь. К подобным процессам, по рекомендации г–на Вратенкова, можно отнести:

• инициацию проекта;
• согласование и утверждение плана проекта;
• пересмотр плана проекта;
• сбор результатов работ (фактов);
• отчетность по исполнению проекта;
• закрытие проекта.

Конкретный набор организационных процессов, которые должны быть автоматизированы, полностью определяется спецификой организации и задачами системы управления проектами. Можно уверенно говорить, что для любого предприятия необходима регламентация двух потоков процессов: утверждения планов и сбора фактов.

Юлия Абрамова предлагает такую программу поэтапной автоматизации в СМБ–секторе.

Для начала:

• планирование сроков отдельных проектов (в том числе оперативное планирование);
• планирование сроков по группе (портфелю) проектов;
• планирование ресурсов;
• контроль выполнения проектов (отклонений по срокам);
• выстраивание проектных коммуникаций.

Второй этап (полезные инструменты руководителя):

• планирование и контроль стоимости;
• планирование рисков.

Третий этап:

• инициация проекта;
• моделирование портфеля проектов

Пакет последовательной автоматизации в интерпретации Андрея Белозерова выглядит так.